Акт приема-передачи ноутбука в 2024 году
Как правильно составить акт приема-передачи ноутбука
Акт приема-передачи ноутбука должен показывать, какой сотрудник или структурное подразделение отвечает за эксплуатацию, хранение и использование ноутбука. Акт оформляется в трех видах ситуаций:
- Ноутбук передается от одного сотрудника другому: например, при увольнении материально ответственного лица, смене должности и т.п
- Работодатель передает технику работнику: например, новому сотруднику или переведенному на должность материально-ответственного лица.
- При передаче активов в другое структурное подразделение: например, со склада головного офиса в филиал.
Большая часть реквизитов одинакова для всех этих случаев.
Обычно перед передачей компьютерной техники, особенно не новой, проводится проверка специалистами, тогда акт составляется в присутствии уполномоченных лиц в нужном количестве экземпляров.
Номер и дата
Нумеровать акты не обязательно, формат нумерации законом тоже не предусмотрен, но лучше проставлять номера, чтобы потом было проще найти акты и восстановить хронологию — кто в какой момент отвечал за ноутбук. Компания сама решает, будут ли номера просто порядковыми, со сквозной нумерацией всех актов, или в них будут зашифрованы какие-то данные — дата составления, тип ТМЦ, участвующие отделы.
Дату нужно указать отдельно, даже если она зашифрована в номере. Она отражается на день передачи ноутбука.
Обязательные данные сторон
В шапке укажите реквизиты компании — наименование, адрес и ИНН. Единственное исключение — это акт передачи ноутбука напрямую от работодателя сотруднику: в нем данные компании отражаются в основной части.
Далее в преамбуле указываются стороны, между которыми происходит передача ноутбука. Если это сотрудники компании (например, системный администратор и принятый на работу новый менеджер, которого нужно обеспечить рабочим ноутбуком), укажите:
- ФИО;
- адрес регистрации;
- паспортные данные;
- должность в организации.
При передаче активов от одного структурного подразделения другому можно обозначить их так, как они значатся во внутренней документации компании — например, Склад 1 и Офис 2.
Если работодатель передает ноутбук сотруднику, нужно указать в основной части акта реквизиты компании.
В некоторых случаях при передаче компьютерной техники присутствует свидетель или комиссия: например, если нужна дополнительная проверка технического состояния и сохранности ноутбука. В таком случае в акте указываются данные всех присутствовавших лиц — ФИО, паспортные данные, адреса, должности.
Основание акта
В преамбуле акта нужно отметить, по какой причине ноутбук переходит от одного лица другому. Вот возможные основания:
- изменение материально-ответственного лица;
- обеспечение нового сотрудника необходимой для работы техникой;
- выдача нового ноутбука взамен вышедшего из строя.
Никаких фиксированных формулировок оснований для акта нет, главное — чтобы было понятно, по какой причине происходит передача.
Таблица с подробным описанием компьютерной техники
Если ноутбуков несколько или вы передаете вместе с ним комплектующие (например, мышь), внесите все единицы техники в отдельные строки в таблице. Пронумеруйте строки и вносите каждое наименование ТМЦ в отдельную. В строке должны быть марка, наименование модели и идентификационный номер ноутбука, количество единиц. Даже когда техника передается внутри компании, нужно указать также цену активов.
Кто подписывает акт приема-передачи
В акте передачи ноутбука внутри компании, от одного сотрудника другому, подписи ставят оба ответственных сотрудника. Если одной из сторон акта выступает компания, от ее лица подпись ставит либо руководитель, либо уполномоченный работник (у него должна быть доверенность или право подписи, оформленное приказом). Также подписи ставят свидетели и члены комиссии, если они были задействованы в оформлении приема-передачи.
Акт составляется в трех экземплярах: по одному из сторон и еще один для бухгалтерии. Все участвующие стороны подписывают все экземпляры.