Акт приема-передачи материалов в 2024 году
Как правильно составить акт приема-передачи материалов
Акт приема-передачи материалов должен показывать, какой сотрудник или структурное подразделение отвечает за эксплуатацию, хранение и использование материалов. Акт оформляется в трех видах ситуаций:
- Материалы передается от одного сотрудника другому: например, при увольнении материально ответственного лица, смене должности и т.п
- Работодатель передает материалы работнику: например, новому сотруднику или переведенному на должность материально-ответственного лица.
- При передаче активов в другое структурное подразделение: например, со склада головного офиса в филиал.
Большая часть реквизитов одинакова для всех этих случаев.
Обычно перед передачей материалов, проводится проверка специалистами, тогда акт составляется в присутствии уполномоченных лиц в нужном количестве экземпляров.
Номер и дата
Нумеровать акты не обязательно, формат нумерации законом тоже не предусмотрен, но лучше проставлять номера, чтобы потом было проще найти акты и восстановить хронологию — кто в какой момент отвечал за материалы. Компания сама решает, будут ли номера просто порядковыми, со сквозной нумерацией всех актов, или в них будут зашифрованы какие-то данные — дата составления, тип ТМЦ, участвующие отделы.
Дату нужно указать отдельно, даже если она зашифрована в номере. Она отражается на день передачи мебели.
Обязательные данные сторон
В шапке укажите реквизиты компании — наименование, адрес и ИНН. Единственное исключение — это акт передачи материалов напрямую от работодателя сотруднику: в нем данные компании отражаются в основной части.
Далее в преамбуле указываются стороны, между которыми происходит передача материалов. Если это сотрудники компании (например, мастер цеха и принятый на работу новый рабочий, которого нужно обеспечить рабочим материалом), укажите:
- ФИО;
- адрес регистрации;
- паспортные данные;
- должность в организации.
При передаче активов от одного структурного подразделения другому можно обозначить их так, как они значатся во внутренней документации компании — например, Склад 1 и Офис 2.
Если работодатель передает материалы сотруднику, нужно указать в основной части акта реквизиты компании.
В некоторых случаях при передаче материалов присутствует свидетель или комиссия: например, если нужна дополнительная проверка технического состояния и сохранности материалов. В таком случае в акте указываются данные всех присутствовавших лиц — ФИО, паспортные данные, адреса, должности.
Основание акта
В преамбуле акта нужно отметить, по какой причине материалы переходят от одного лица другому. Вот возможные основания:
- изменение материально-ответственного лица;
- обеспечение нового сотрудника необходимым для работы материалом;
- выдача новых материалов взамен негодных.
Никаких фиксированных формулировок оснований для акта нет, главное — чтобы было понятно, по какой причине происходит передача.
Таблица с подробным описанием материалов
Если видов материалов несколько или вы передаете вместе с ними комплектующие , внесите все единицы в отдельные строки в таблице. Пронумеруйте строки и вносите каждое наименование ТМЦ в отдельную. В строке должны быть марка, наименование и инвентарный номер материалов, количество единиц. Даже когда материалы передаются внутри компании, нужно указать также цену активов.
Кто подписывает акт приема-передачи
В акте передачи материалов внутри компании, от одного сотрудника другому, подписи ставят оба ответственных сотрудника. Если одной из сторон акта выступает компания, от ее лица подпись ставит либо руководитель, либо уполномоченный работник (у него должна быть доверенность или право подписи, оформленное приказом). Также подписи ставят свидетели и члены комиссии, если они были задействованы в оформлении приема-передачи.
Акт составляется в трех экземплярах: по одному из сторон и еще один для бухгалтерии. Все участвующие стороны подписывают все экземпляры.