Обходной лист при увольнении: как заполнить
Напечатать бланк обходного листа удобнее на компьютере, а заполнять его от руки с личной подписью всех ответственных.
Используйте наш шаблон — он поможет оформить обходной лист без ошибок.
Зачем нужен обходной
Документ составляется при увольнении и подтверждает, что сотрудник сдал материальные и иные ценности и не имеет задолженностей, включая непереданные дела, перед другими сотрудниками компании. Например, что он передал пароли от компьютера, сдал пропуск на территорию, абонемент на фитнес, за который платила компания, а также не имеет неотчитанных задолженностей (перед бухгалтерий, столовой, материальным складом), сдал униформу и т.п.
Обходной помогает избежать разногласий и неучтенных расходов, которые могут возникнуть, если человек уже уволен, но остался должен компании или не передал ключевые документы.
Как составить обходной лист
В трудовом законодательстве требования о заполнении обходного листа при увольнении сотрудника нет. Компании могут разработать его форму самостоятельно и утвердить внутренним нормативным актом.
В бланке обходного необходимо указать сведения о сотруднике и предусмотреть графы для отметок об отсутствии задолженности перед структурными подразделениями компаний.
Сведения о сотруднике
На отдельных строках указываются фамилия и инициалы увольняющегося, его должность, подразделение (отдел, участок, филиал и т.д.). Если подразделения нет, ставится прочерк.
Отметки об отсутствии задолженности
Обычно это таблица, где есть колонки с названием подразделения, отметками об отсутствии задолженностей, ФИО ответственного, его подписью, датой.
Наименования подразделений можно заполнить сразу: как правило, в их число входят непосредственный руководитель увольняемого, бухгалтерия, административно-хозяйственная часть, склад ТМЦ, IT-отдел и другие, имеющие отношение к финансовой, материальной и информационной безопасности компании.
Стоит оставить несколько пустых строк на случай, если понадобится вписать дополнительные отделы, а также колонку “Примечания”, где ответственные могут оставлять комментарии. Например, если пароли от корпоративной почты не предоставлены, сисадмин может ее заблокировать, о чем укажет в “примечаниях”.
Сотрудник, который увольняется, в обходном листе сам ничего не заполняет.
Обходной лист при увольнении — обязателен или нет
По закону составлять документ не надо, и компании используют его по своему усмотрению.
Как правило, обходные листы приняты в больших организациях с разветвленной структурой и высокими требованиями к контролю за передачей ценностей и информационной безопасностью.
Небольше фирмы, где работает несколько человек, или ИП с парой сотрудников обходные не используют, так как все процессы контролируются лично руководителем и при увольнении сотрудников разногласий не возникает.
В какой срок надо подписать обходной
Это нужно сделать до момента подписания работником приказа об увольнении и представления расчета.
Желательно, чтобы лист был подписан за 3-4 дня до даты увольнения — это время нужно, чтобы кадровая служба и бухгалтерия могли завершить дела и подготовить документы для увольнения.
Выдать его работнику можно за неделю до увольнения или сразу при приеме заявления.
Обходной лист при увольнении — законно ли это?
Если сотрудник отказывается подписывать обходной, заставить его сделать это у компании нет права. Более того, нельзя мотивировать сотрудника сдавать обходной перед увольнением, задерживая окончательный расчет.
В 84.1 ТК РФ есть указания, что при увольнении сотрудника работодатель обязан издать приказ и ознакомить с ним увольняемого под роспись, выдать заполненную трудовую книжку и произвести полный расчет. Указаний на обязательное предоставление обходного нет.
Это значит, что в ситуации, когда обходной не предоставлен, работодатель все равно должен уволить работника, выплатив ему зарплату и отпускные за отработанное время.
Если расчет будет задержан, ИП может быть оштрафован на сумму до 5 тыс. рублей, а ООО — до 50 тыс. на организацию плюс 20 тыс. рублей на должностное лицо (ст. 5.27 КоАП РФ).