Акт приема-передачи материальных ценностей в 2024 году: шаблон и образец
Как правильно составить акт приема-передачи ТМЦ
Акт приема-передачи внутри компании необходим для прозрачного учета, он должен показывать, какой сотрудник или структурное подразделение отвечают за эксплуатацию, хранение и использование ТМЦ. Акт оформляется в трех видах ситуаций:
- Материалы передаются от одного сотрудника другому: например, при увольнении материально ответственного лица, смене должности и т.п.
- Работодатель передает материалы работнику: например, новому сотруднику или переведенному на должность материально-ответственного лица.
- При передаче активов в другое структурное подразделение: например, со склада головного офиса в филиал.
Большая часть реквизитов одинакова для всех этих случаев.
Номер и дата
Нумеровать акты не обязательно, формат нумерации законом тоже не предусмотрен, но лучше проставлять номера, чтобы потом было проще найти акты и восстановить хронологию — кто в какой момент отвечал за ТМЦ. Компания сама решает, будут ли номера просто порядковыми, со сквозной нумерацией всех актов, или в них будут зашифрованы какие-то данные — дата составления, тип ТМЦ, участвующие отделы.
Дату нужно указать отдельно, даже если она зашифрована в номере. Она отражается на день передачи ТМЦ.
Обязательные данные сторон
В шапке укажите реквизиты компании — наименование, адрес и ИНН. Единственное исключение — это акт передачи ТМЦ напрямую от работодателя сотруднику: в нем данные компании отражаются в основной части.
Далее в преамбуле указываются стороны, между которыми происходит передача ТМЦ. Если это сотрудники компании (например, кладовщик и принятый на работу сотрудник, которому выдается униформа и инвентарь), укажите:
- ФИО;
- адрес регистрации;
- паспортные данные;
- должность в организации.
При передаче активов от одного структурного подразделения другому можно обозначить их так, как они значатся во внутренней документации компании — например, Склад 1 и Склад 2. Если вы оформляете бланк по форме ТОРГ-13, эти данные нужно вписать в шапке документа.
Если работодатель передает ТМЦ сотруднику, нужно указать в основной части акта реквизиты компании.
В некоторых случаях при передаче активов присутствует свидетель или комиссия: например, если нужна дополнительная проверка количества и качества переданных ценностей. В таком случае в акте указываются данные всех присутствовавших лиц — ФИО, паспортные данные, адреса, должности.
Основание акта
В преамбуле акта нужно отметить, по какой причине ТМЦ переходят от одного лица другому. Вот возможные основания:
- передача товара на хранение;
- изменение материально-ответственного лица;
- обеспечение нового сотрудника необходимым для работы инвентарем и материалами;
- транспортировка товаров на склад после производства;
- отправка сырья со склада на обработку.
Никаких фиксированных формулировок оснований для акта нет, главное — чтобы было понятно, по какой причине происходит передача.
Таблица с подробным описанием товарно-материальных ценностей
Пронумеруйте строки и вносите каждое наименование ТМЦ в отдельную. В строке должно быть название товара или материалов, количество единиц, для материалов можно также указать единицы измерения. Даже когда ценности переходят внутри компании, нужно указать также цену активов.
Что входит в ТМЦ
Расшифровка ТМЦ — это “товарно-материальные ценности”. К ним относятся это все виды активов, которые находятся на балансе компании:
- Сырье. Это материалы, которые используются в производственном процессе для создания готовой продукции. Например, для мебельной фабрики это могут быть дерево, фанера, ткани и другие материалы.
- Полуфабрикаты. Продукция, которая уже прошла часть производственного процесса, но еще не готова к продаже. Например, заготовки для мебели или детали для техники.
- Готовая продукция. Товары, которые полностью изготовлены и готовы к реализации. Например, готовая мебель, электроника или одежда, которая выставлена на продаже.
- Оборудование и инструмент. Материальные ценности, которые компания использует в процессе работы — станки, инструменты, компьютеры и другое производственное оборудование.
- Торговые запасы. Это товары, которые находятся на складе и предназначены для последующей продажи. Они могут варьироваться от большегрузных товаров до мелких бытовых вещей.
- Расходные материалы. Используются в процессе производства, но не являются частью самого продукта. Например, краски, клеи, упаковочные материалы, которые нужна для упаковки готовой продукции.
- Запчасти и комплектующие, которые могут быть использованы для ремонта или обслуживания оборудования и техники.
- Транспортные средства автомобили и другие ТС, которые используются для перевозки товаров или в других рабочих процессах.
Кто подписывает акт приема-передачи
В акте передачи ТМЦ внутри компании, от одного сотрудника другому, подписи ставят оба ответственных сотрудника. Если одной из сторон акта выступает компания, от ее лица подпись ставит либо руководитель, либо уполномоченный работник (у него должна быть доверенность или право подписи, оформленное приказом). Также подписи ставят свидетели и члены комиссии, если они были задействованы в оформлении приема-передачи.
Акт составляется в трех экземплярах: по одному из сторон и еще один для бухгалтерии. Все участвующие стороны подписывают все экземпляры.