Акт об уничтожении документов в 2024 году
Какие документы подлежат уничтожению
Всю документацию хранить вечно нет возможности, поэтому периодически организации уничтожают следующие документы:
- срок хранения которых истек (сроки хранения документации установлены Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и законодательством о бухгалтерском учете)
- испорченные и пришедшие в негодность
- неактуальные документы.
Как составить Акт об уничтожении документов
Акт составляется в свободной форме, но с указанием обязательной информации.
Преамбула
В верхней части документа укажите:
- номер, дату, место составления акта
- наименование организации, документы которой уничтожаются
- гриф утверждения акта руководителем
- основание составления акта (как правило, это приказ руководителя)
- состав комиссии.
Табличная часть акта
Перечень документов для уничтожения удобно указывать в таблице. Заполните графы:
- номер строки по порядку
- идентификационные признаки документов (например, год составления, вид)
- наименование группы документов (например, банковские выписки, накладные и т.д.)
- количество документов каждого вида
- причины уничтожения.
После таблицы укажите общее количество уничтоженных документов и способ уничтожения (например, через шредер).
Подписи
Подписи в маршрутном листе проставляют:
Внизу проставляются подписи председателя и членов комиссии с указанием должностей и расшифровкой подписей. Подпись руководителя организации ставится вверху, в грифе утверждения.
Печать проставляется по желанию.
Порядок уничтожения документов
Для уничтожения документов организации установлена следующая процедура:
- издается приказ руководителя о создании комиссии, которая определяет конкретный перечень документов для уничтожения, способ уничтожения и несет ответственность за все мероприятия
- составляется акт с перечнем документов для уничтожения
- фактически уничтожаются документы.
Членами комиссии могут быть: главный бухгалтер, бухгалтер, экономист, секретарь, руководитель.
Способы уничтожения документов
Уничтожить документы можно следующими способами:
- сжечь
- через специальные устройства (шредер)
- отдать в специализированные организации для уничтожения и переработки.
Нельзя документы просто выкинуть в мусорку или использовать в качестве черновиков, особенно, если документы содержат персональную информацию. За такие действия предусмотрен штраф.