Роскомнадзор назвал главные ошибки в уведомлениях об обработке персональных данных

Фото с сайта — freepik.com

Роскомнадзор выявил наиболее частые ошибки, которые допускают компании и ИП при подаче уведомлений об обработке персональных данных. Знание этих недочетов поможет избежать штрафов и обеспечить соответствие законодательству.

Роскомнадзор регулярно анализирует уведомления, поступающие от операторов персональных данных, и выявил семь наиболее распространенных ошибок, которые приводят к возврату документов или необходимости их корректировки:

1. Неправильное заполнение формы. Уведомление должно быть оформлено на фирменном бланке организации. Если бланка нет, документ заверяется печатью организации над подписью руководителя или уполномоченного лица. Также обязательно должны быть указаны исходящий номер и дата регистрации.
2. Некорректный или неполный адрес и название оператора. Частая ошибка — несовпадение адреса или названия организации с данными в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) или Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП). Адрес должен быть максимально детализирован, включая почтовый индекс, муниципальный район, номер дома и другие нюансы, и точно соответствовать почтовому адресу в ЕГРЮЛ.
3. Неправильно заполнены категории персональных данных. В этом поле необходимо предоставить полный и исчерпывающий перечень всех типов обрабатываемой персональной информации. Недопустимо использовать общие фразы вроде «и т.д.» или «прочая информация». Ошибки включают указание категорий субъектов вместо категорий данных, данных конкретных лиц или названий документов (например, паспорт, военный билет) вместо типов информации, которую они содержат (например, ФИО, год рождения, паспортные данные, пол, семейное положение, гражданство).
4. Неверно указаны категории субъектов персональных данных. В этом разделе требуется полное и четкое описание того, чьи персональные данные собираются и обрабатываются. Фразы «и т.д.» также не допускаются, и должны быть перечислены только физические лица, а не сторонние юридические лица. Примеры корректных категорий: посетители сайта (для файлов cookie), соискатели, сотрудники, родственники сотрудников, бывшие сотрудники, подрядчики, поставщики, клиенты, учредители.
5. Некорректно прописаны меры безопасности. Операторы часто копируют текст из примеров в поле «Описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 Федерального закона „О персональных данных“». Вместо этого следует анализировать примеры и включать только те меры защиты, которые актуальны и фактически реализованы в компании.
6. Уведомление подписано неуполномоченным лицом. Документ должен быть подписан уполномоченным лицом, таким как генеральный директор (директор, президент компании и т.д.), руководитель, действующий на основании положения, или представитель юридического лица, действующий по доверенности. Если подписывает представитель, необходимо приложить документ, подтверждающий его полномочия.
7. Отсутствие контактной информации исполнителя. Необходимо назначить специалиста, ответственного за работу с персональными данными и взаимодействие с Роскомнадзором. В документе должны быть указаны его полные ФИО и контактные данные, такие как номер телефона, адрес электронной почты и почтовый адрес.

Внимательное отношение к этим рекомендациям Роскомнадзора позволит компаниям и ИП избежать ошибок при подаче уведомлений, ускорить процесс регистрации и обеспечить полное соответствие требованиям законодательства о персональных данных. Это, в свою очередь, поможет избежать возможных штрафов и укрепить доверие к бизнесу.