Нужна ли касса для вендинга?

Исключения по применению кассы для вендинга

В некоторых ситуациях установка онлайн-кассы в вендинге не является обязательной. Это касается автоматов, которые:

• являются полностью механическими и не подключаются к электросети, а также принимают оплату только монетами (например, автоматы по продаже бахил, жевательной резинки, мячей-попрыгунчиков);
• реализуют питьевую воду или безалкогольные напитки на розлив, то есть не упакованные в бутылки;
• осуществляют торговлю товарами собственного производства самозанятого или предоставляют услуги от имени самозанятого ИП;
• принимают только монеты и торгуют мелкими товарами дешевле 100 ₽.

Во всех перечисленных случаях применение онлайн-касс не требуется в соответствии с действующим законодательством.

За каждую продажу, которую осуществил вендинговый автомат без использования онлайн-кассы, ИП оштрафуют на сумму не менее 10 тысяч рублей, а юридическое лицо — на сумму от 30 тысяч рублей в соответствии с ч. 2 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Отсутствие онлайн-кассы налоговая инспекция может выявить в ходе контрольной закупки — инспекторы периодически проводят их.

Какую кассу выбрать для вендинга

В соответствии со статьей 1.2 ФЗ № 54, для вендинговых автоматов допускается использование облачной кассы. Однако, можно также использовать и стационарную кассу. Рассмотрим оба варианта.

Стационарная касса: касса вендингового автомата должна автоматически формировать чеки и обрабатывать информацию, полученную от купюро- и монетоприемников. По этой причине не каждая онлайн-касса подойдет — в реестре ФНС необходимо выбрать устройства с маркировкой “ФА” или “ФАС” (онлайн-кассы для автоматических устройств самообслуживания). Такую кассу необходимо будет приобрести, монтировать внутрь корпуса и настроить для автоматического функционирования. Как правило, этим занимаются производители.

Её особенности:

• Касса может работать автономно без подключения к сети интернет, что может быть полезно в случае отсутствия стабильной связи.
• В случае использования одного автомата аренда одной стационарной кассы может обойтись дешевле, чем аренда облачной.
• Необходимость физической установки устройства и его специальной настройки, что может привести к дополнительным затратам времени и средств.
• Необходимость покупки отдельной кассы для каждого автомата с собственным фискальным накопителем, что при большом количестве автоматов может привести к значительным затратам.
• Ограниченные возможности дистанционного управления кассой, например, нельзя посмотреть количество выданных чеков в режиме реального времени через интернет.

“Облачная” касса — это касса, которая физически не присутствует в вендинговом автомате. Она находится в дата-центре провайдера облачных услуг, получает от автомата информацию о продаже и создает чек на основе этих данных. Для использования облачной кассы не требуется ее установка в вендинговый аппарат. Достаточно интегрировать ее с системами автомата через API. Эту задачу обычно выполняют производители автоматов.

Особенности:

• Не устанавливается в автомат физически, что ускоряет процесс настройки.
• Аренда пары облачных касс обходится дешевле, чем приобретение десятков стационарных.
• Возможность доступа к личному кабинету кассы через интернет в любое время для просмотра чеков.
• Возможность подключения той же самой облачной кассы к службе доставки или интернет-магазину.
• Зависимость кассы от интернета: при отсутствии стабильного интернета в месте установки автомата, автомат будет работать с перебоями.
• В случае использования одного автомата, аренда облачной кассы может оказаться дороже, чем одноразовая покупка стационарной кассы.

Сколько стоит касса для вендинга

Стоимость кассового аппарата для вендинга зависит от его типа. Приблизительные цены таковы:

• Стационарная касса: от 12 до 20 тысяч рублей.
• Облачную можно брать в аренду, стоимость от 2000 рублей в месяц, дополнительно оплачивается фискальный накопитель. В любом случае это существенно выгоднее, чем приобретать в собственность обычную ККТ.

В стоимость подключения облачной онлайн-кассы обычно входят:

• первый месяц или год аренды кассы;
• фискальный накопитель, который необходимо заменять каждые 15 или 36 месяцев. Он приобретается в собственность, однако хранится в кассе арендодателя;
• лицензия на программное обеспечение кассы.

А статьей регулярных затрат при использовании облачной кассы является только арендная плата.

Как принимать оплату картами

Для приема платежей по банковским картам вам нужно заключить договор с банком на обслуживание терминалов для приема карт (эквайринг). Имейте в виду, что не все банки предлагают эту услугу. Если у вас уже есть счет в банке без поддержки эквайринга, рассмотрите возможность перехода на обслуживание в другое кредитное учреждение Законодательство не ограничивает количество счетов, которые индивидуальные предприниматели и юридические лица могут иметь в разных банках.

Вы можете принимать платежи через:

• встроенную кассу с модулем для приема платежей;
• встроенный в аппарат фискальный регистратор с поддержкой системы быстрых платежей.

Использовать QR-код вместо чека нельзя при продаже подакцизных, технически сложных и маркируемых товаров. С 1 июля 2023 года, чек в вендинге требуется только для технически сложных и подакцизных товаров, за исключением сахаросодержащих напитков.

Согласно требованиям законодательства, в чеке должен содержаться адрес установки автомата, а также другие обязательные реквизиты, указанные в ч. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ.