Транспортная накладная в 2024 году
Для чего нужна транспортная накладная
Транспортную накладную (ТН) используют для оформления автомобильных грузоперевозок по территории России. Документ оформляется, если товар транспортирует наемный перевозчик (по договору перевозки) или экспедитор, который имеет право заключать договор перевозки. В этом случае экспедитор выступает в роли отправителя. Покупатели, которые сами забирают груз на своей машине, не оформляют ТН, так как услуга по транспортировке не оказывается.
В накладной грузоотправитель и перевозчик согласовывают условия перевозки. Если заполнить раздел 12, накладную можно использовать как первичный учетный документ для подтверждения расходов в бухгалтерии и налоговом учете.
Не путайте ТН (транспортную накладную) с ТТН (товарно-транспортной накладной). Это два разных документа, они не взаимозаменяемы!
Как заполнить транспортную накладную
В составлении ТН участвуют три стороны: грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик. Накладную обязательно заполнять на бланке унифицированной формы, в ней важно указать верные данные: точные адреса, регистрационные номера, наименования компаний и груза и т.д. Если в документ вносятся исправления, они должны быть подтверждены подписями отправителя груза, перевозчика или их доверенных лиц.
Подписывать накладную должно только уполномоченное лицо, имеющее доверенность на подписание таких документов. Ошибки в заполнении могут привести к отказу налоговой в признании транспортных расходов и вычете НДС. Также если водителя остановит инспектор ДПС и обнаружит ошибки в ТН, транспортное средство могут конфисковать и эвакуировать на штраф-стоянку.
Шапка
Бланк транспортной накладной выглядит как таблица. В верхней части, до нумерованных полей, находится шапка документа. В ней нужно указать название — Транспортная накладная, дату ее составления, номер, а на каждом экземпляре нужно проставить его порядковый номер. Справа также нужно отразить данные заявки — номер и дату составления (нумерацию ведет грузоотправитель).
Информация о грузоотправителе
В этом разделе необходимо указать ИНН и полное название юридического лица или ФИО физического лица — заказчика, а также адрес, где оно находится (для физических лиц — адрес прописки). Обязательно укажите ФИО сотрудника, который отвечает за организацию перевозки, и его номер телефона. Если грузоотправитель — это экспедитор, поставьте отметку в соответствующем поле.
Информация о заказчике
В этом качестве может выступать как грузоотправитель, так и получатель или вообще третье лицо. Например, ивент-агентство может выступать в качестве доставки декора на праздник, при этом грузоотправителем будет поставщик материалов, а грузополучателем — сотрудник арендованного зала. В поле “Заказчик” нужно указать, какое лицо оплачивает транспортировку (название компании, ее ИНН и юридический адрес или ФИО и контактные данные физлица). Кроме того, указывается документ, на основании которого этого лицо считается заказчиком — например, договор транспортировки, его номер и дата составления.
Информация о грузополучателе
Здесь нужно предоставить аналогичные набор данных, как для грузоотправителя:
- Наименование ООО, ФИО физлица или ИП;
- ИНН;
- Адрес — юридический для компании и по прописке для предпринимателя или физлица;
- Контактный телефон.
Единственная разница в том, что грузополучатель не может быть экспедитором.
Груз
В этом разделе указывают:
- описание груза;
- наименование, которое указано при отгрузке;
- состояние груза;
- способ упаковки;
- вид тары;
- количество грузовых мест;
- маркировка (если маркировки нет, записываем «Отсутствует»);
- планируемая масса груза;
- является ли груз опасным.
Если грузоотправитель внес неверные данные о грузе, его весе, наименовании можно получить штраф от транспортной инспекции, а грузополучатель вправе отказать в приеме груза.
Сведения о сопроводительных документах на груз
Этот раздел заполняется только когда такие документы есть. В таком случае укажите номера и даты составления всех документов, которые приложены к грузу: товарных накладных, счетов-фактур, инструкций, разрешений и регистрационных бумаг.
Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки
Здесь нужно отразить, какие подойдут транспортные средства, санитарные требования к перевозке, температурные и другие условия. Например, сколько времени груз может храниться в терминале перевозчика, периоды для погрузки и выгрузки, действия в случае порчи или утраты груза, а также штрафы за различные нарушения.
Данные о перевозчике
Для физического лица необходимо указать его имя, адрес и номер телефона. Если перевозчик юридическое лицо, то нужно вписать название компании, адрес офиса и телефон. Также обязательно указать имя водителя и его контактный номер. Если перед перевозкой меняется водитель, а документы уже оформлены, придется внести изменения в ТН, зачеркнуть неверные данные и вписать новые, иначе могут возникнуть проблемы с ДПС.
Транспортное средство
Впишите марку машины, её вместимость и грузоподъемность, а также регистрационные номера. Также в этом разделе нужно выбрать тип владения автомобилем: 1 — собственная машина, 2 — в аренде, 3 — в лизинге.
Данные о приеме груза
В этом разделе указываются ФИО, ИНН и адрес проживания ИП (или название и юридический адрес юрлица), от которого забирается груз. Также нужно отметить место и время приема груза, время прибытия и отбытия транспорта, массу груза и количество мест. Тут же подписываются грузоотправитель (или его представитель) и водитель, принявший груз.
Переадресовка
Этот раздел заполняется только в случае, если уже после оформления документов меняется адрес доставки и/или получатель. Нужно будет указать новый адрес доставки и данные получателя (если он тоже изменился), дату и время подачи транспорта под выгрузку, а также обоснование переадресовки. Понадобятся данные лица, которое инициировало смену адреса, а также реквизиты документа, которым она оформлена — например, приложения к договору перевозки.
Информация о выдаче груза
Здесь указываются место выгрузки, дата и время сдачи груза, масса, количество мест. Подписи ставят грузополучатель и водитель, сдавший груз.
Отметки отправителя, перевозчика и получателя груза
Это поле заполняется, только если в процессе транспортировки начислены какие-либо штрафы. В этом разделе указывают причину, которая привела к штрафам, и сумму штрафа. Также необходимо поставить дату и подписи ответственных лиц.
Стоимость услуг перевозки
Для расчета стоимости транспортных услуг необходимо указать сумму за доставку, а также дополнительные расходы, такие как оплата за проезд по платным дорогам и проход через таможню. Также в этом разделе нужно указать ставку НДС и сумму налога, предъявленного покупателю. Если перевозчик не является плательщиком НДС, в обоих этих полях укажите “Без НДС”.
Этот раздел не обязательно заполнять, если вы не планируете использовать ТН в качестве первичного документа.
Подписи
Сама накладная составляется датой передачи груза перевозчику, а вот дат подписания в ТН несколько: например, дни приема и выдачи груза часто не совпадают.
Подписи в ТН ставят:
- Грузоотправитель (ИП, директор ООО или уполномоченное лицо по доверенности — например, кладовщик)
- Грузополучатель (аналогично)
- Перевозчик — водитель, кто непосредственно принимает и сдает груз.
Печать в транспортной накладной не ставится.
Водитель не может подписывать ТН от имени двух сторон, только от одной — перевозчика, поскольку он не может выступать в роли грузоотправителя или грузополучателя в той же перевозке.
Кто оформляет транспортную накладную
Транспортную накладную оформляет грузоотправитель. Это может быть ИП, ООО или самозанятый.
Транспортная накладная: сколько экземпляров и кому их выдавать
Транспортные накладные на бумаге составляются в трех экземплярах: для получателя груза, отправителя и транспортной компании. Все копии должны быть подписаны отправителем и перевозчиком.
Если транспортная накладная будет использоваться как первичный учетный документ, нужно сделать дополнительный экземпляр для отправителя груза, а также обязательно заполнить раздел, посвященный стоимости перевозки.
На каждую машину выписывается отдельная транспортная накладная. Если в один автомобиль загружено несколько партий груза для доставки на разные адреса, ТН составляется отдельно для каждого адреса. Когда одна партия распределена на несколько автомобилей, для каждого также потребуется своя накладная.