Штатное расписание: как составлять и изменять
Форма обязательной не является, можно использовать свою.
Скачайте наш бланк, он соответствует требованиям закона.
Штатное расписание: как составить и вести
Обязанность работодателя вести штатное расписание (ШР) зафиксирована в ст. 57 ТК РФ, где говорится, что трудовая функция работника должна соответствовать его должности по штатному расписанию.
В организациях оно вводится сразу при создании: ООО не может функционировать без директора, а директор должен исполнять обязанности на основании штатного расписания. ИП может работать один, поэтому штатное расписание вводит своим приказом только тогда, когда у него появится первый сотрудник.
Как составить штатное расписание
Компании и ИП могут использовать унифицированную форму Т-3, а могут разработать свой шаблон документа.
В штатном расписании обязательно должны быть предусмотрены графы для названия и даты документа, наименования организации-составителя, наименовая должности штатной единиы, их количества в штате, оклада и возможных надбавок к нему, проставлены подписи руководителя организации и сотрудника, ответственного за составление ШР.
Введение штатного расписания, а также выбранная форма утверждаются Приказом (директора компании или ИП). Дата введения штатного расписания должна быть раньше даты приема сотрудников (в случае ООО, день в день). Нотариальное заверение не требуется.
Как заполнить штатное расписание
В шапке документа необходимо указать название организации или ИП, проставить код ОКПО, указать номер документа. Также нужно написать номер приказа о штатном расписании и общее число единиц в штате.
Далее переходим к заполнению основной таблицы ШР. Первые две колонки – наименование структурного подразделения и его код. Требований по стандартизации этих записей нет:
- в колонке 1 пишем названия, согласно принятой в вашей компании структуре: это могут быть департаменты или подразделения разделенные на отделы, рабочие участки, филиалы и др.
- в колонке 2 проставляем коды в порядке очередности добавления структурных подразделений, можно использовать двух- или трехзначную нумерацию в зависимости от размеров компании.
Если в вашей компании нет выделенных структурных подразделений, тогда колонки 1, 2 можете оставить пустыми.
Колонка 3 используется для указания должностей. При ее заполнении желательно опираться на официальные документы, определяющие порядок поименования рабочих специальностей, профессий и должностей (это классификаторы ОК 016-94 и ОК 010-2014 (МСКЗ-08), квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, профстандарты). Важно, чтобы наименование должности в штатном расписании соответствовало наименованию в трудовом договоре, это позволит исключить возможные споры с сотрудниками и замечания от трудинспекции.
В колонке 4 указывается количество штатных единиц, то есть человек, которые могут занимать одну и ту же должность в компании одновременно. Ставка может быть как целой — 1, 2 , 5, так и дробной. Например, если дворник работе неполный рабочий день, его принимают “на полставки”, что в ШР отображается как 0,5 ставки и оплачивается, соответственно, как половина оклада.
Колонка 5 — оклад. Тот, который принят в организации с учетом требований к МРОТ и исходя из принципов назначения трудового вознаграждения в компании (руководитель может сам определять верхнюю границу оклада для каждой должности).
В колонках 6-8 указывают надбавки. Это могут быть премии, доплаты за сложность, мотивационные за стаж в компании, районные коэффициенты и другие.
В колонке 9 суммируется итог по расходам на заработную плату всего персонала по штатному расписанию.
В колонке 10 указывают примечания, например, основания для применения повышающего коэффициента к зарплате (ссылка на нормативный акт или внутренний документ компании).
Сколько действует штатное расписание
Законодательно это не закреплено, ШР может действовать год и более, некоторые принимают его до конца календарного года. Документ позволяет планировать расходы на персонал, а потому с учетом меняющихся требований к МРОТ некоторые компании обновляют штатное расписание с началом каждого календарного года.
Как вносить изменения в штатное расписание
Изменения в ШР могут вноситься по истечении срока действия документа, а также при введении новых единиц или изменении условий оплаты труда. После корректировок необходимо издать приказ об утверждении новой редакции ШР. При этом дата приказа должна быть раньше даты опубликования самого штатного расписания.
Если вы планируете сокращение штата, предварительно нужно скорректировать штатное расписание, чтобы доказать, что для текущей численности сотрудников у вас нет свободных должностей.
Нужно ли знакомить сотрудников со штатным расписанием при приеме на работу?
Если сотрудник просит ознакомить его со штатным расписанием, работодатель может предоставить выписку из ШР, где указаны сведения о должности данного сотрудника. Предъявлять для ознакомления данные о других должностях работодатель не обязан.
Штатное расписание не относится к нормативным актам компании, непосредственно влияющим на трудовую деятельность, поэтому знакомить с ним работника не обязательно. Все функции и условия труда прописаны в трудовом договоре.
Могут ли оштрафовать за отсутствие штатного расписания?
В рамках проверок штатное ШР могут запросить налоговики, прокуратура, СФР, ФОМС, представители трудовой инспекции.
Если документа нет или он не соответствует требованиям, может быть наложено взыскание:
- 200 рублей за непредоставление документа (ст.126 НК РФ)
- до 5 000 рублей с ИП и от 30 000 до 50 000 рублей с ООО за нарушение трудового законодательства (5.27 КоАП РФ).