Протокол совещания в 2024 году
Для чего нужен протокол совещания
Протокол совещания нужен для фиксации и сохранения информации о проведенном событии — совещании, собрании и т.д., а также для последующего контроля выполнения принятых решений и задач, поставленных перед сотрудниками.
В ряде случаев протокол обязателен — например, при создании ООО (он предоставляется в регистрирующий орган), иногда составление протокола не обязательно, но желательно для структурирования информации, контроля общего понимания и контроля за исполнением принятых решений (например, протокол совещания о выработке маркетинговой стратегии развития компании, протокол собрания трудового коллектива).
Кто ведет протокол совещания
Ответственным за ведение протокола назначается, как правило, секретарь собрания. Его кандидатура утверждается на самом собрании. Это может быть один из участников события.
Протокол совещания может вести штатный сотрудник компании - секретарь руководителя или секретарь совета директоров или сотрудник иной должности с секретарскими функциями (ассистент руководителя, помощники и т.д.).
Законом не предусмотрен срок оформления протокола, он готовится в разумные сроки после события и по мере подписания его секретарем и председательствующим.
Как составить протокол совещания
Утвержденной формы протокола нет, но правилами деловой документации выработан определенный перечень информации, который должен содержаться в протоколе.
Обязательные разделы протокола
- название организации, время, место проведения совещания, название документа, его номер (если протоколы нумеруются);
- ФИО и должности председателя собрания (совещания) и секретаря;
- перечень участников собрания (если это необходимо, поскольку при составлении протокола общего собрания участников ООО, например, перечислять всех участников нет необходимости, указывается только на наличие кворума);
- повестка дня (какие конкретно вопросы рассматриваются);
- предложения участников, ход обсуждения, кто и что конкретно предлагал, излагал;
- перечень принятых решений;
- указание ответственных лиц за исполнение решений в целом или по каждому пункту решений отдельно;
- подписи.
Кто подписывает протокол совещания
Протокол совещания может быть подписан уполномоченным на ведение протокола секретарем и председательствующим на собрании (это может быть руководитель организации, руководитель управления, отдела, подразделения и т.д.).
Если участников немного, а для целей совещания важно ознакомление их с принятыми решениями, то подписать протокол могут все участники. Установленных законом норм по подписанию протоколов нет.
Допускается проведение совещаний и собраний без фактического присутствия участников в одном месте, онлайн. В этом случае протокол может быть составлен в электронном виде и выслан участникам по согласованным каналам связи (по внутренней системе документооборота или по служебным адресам электронной почты, или иным способом). В организации может быть установлено, что фактом ознакомления с протоколом является фактическое открытие документа или направление ответного сообщения.
Подписи на протоколе, составленном в электронной форме, могут проставляться также электронно.