Приходно-кассовый ордер: как заполнить в 2024 году
Приходный кассовый ордер — для чего нужен
Этот документ фиксирует факт финансовой операции — поступления наличных денежных средств в кассу предприятия — и отражает детали этой операции. Квитанция к приходному кассовому ордеру выдается лицу, которое вносит денежные средства, в качестве подтверждения их приемки.
Приходно-кассовый ордер — необязательный документ, но многие его используют для внутреннего учета движения денежных средств.
Случаи, в которых используется ПКО:
- Оплата от покупателей
- Снятие наличных с расчетного счета
- Возврат подотчетной суммы от сотрудника
- Приход денег с торговой точки организации за рабочий день на общую сумму.
Как заполнить приходный кассовый ордер
Документ можно заполнить от руки или на компьютере. Есть утвержденная форма ПКО — № КО-1, но с 2013 года данная унифицированная форма применяется по желанию. Можно разработать свой бланк, он будет действительным, если содержит всю нужную информацию, а также если в нем нет ошибок и исправлений.
ПКО состоит из двух частей: основная часть остается в компании для учета, а отрывная квитанция передается лицу, которое внесло деньги.
Поле “Наименование”
Здесь укажите название организации.
Поле “Структурное подразделение”
Если в вашей компании есть филиалы, представительства, торговые точки, и операция произошла в них, то впишите торговую точку, филиал и т.д. в это поле.
Дата и номер
Укажите номер документа и дату, когда внесены деньги. Нумерация ведется с начала года.
Таблица
Поля по счетам бухгалтерского учета в таблице заполняются в том случае, если предприниматель или организация ведут учет по всем стандартам заполнения операций. Если нет, то поля оставьте пустыми.
В поле таблицы “Сумма” прописывается цифра с точностью до копеек.
Поле “Принято от”
Укажите в этой строке наименование компании, подразделения, ФИО сотрудника или покупателя (клиента), от которых получены наличные деньги.
Поле “Основание”
Здесь прописывается причина поступления денег, например, возврат подотчётной суммы, торговая выручка, оплата от покупателя и т.д.
Поле “Сумма”
В этом поле после таблицы нужно прописать прописью ту же сумму, что и в таблице, копейки указываются цифрами. Свободное место в этой графе заполняется прочерком, чтобы нельзя было ничего вписать, если заполняете документ от руки.
Если вы работаете с НДС, пропишите его в поле “в том числе”, но это не касается прихода денег из банка или возврата подотчетной суммы. Если с НДС не работаете, укажите «без НДС».
Поле “Приложение”
Здесь нужно указать название, номер документа, по которому приняты деньги. Например, авансовый отчёт, корешок чека из банка, информация о заключенном договоре. Если оснований нет, ставите прочерк.
Подписи
Подписи должностных лиц ставятся в выделенных для этого полях документа. Должности не указываются, но обязательна расшифровка подписей. Если кассира или бухгалтера нет, то расписывается руководитель организации или ИП.
Квитанция заполняется с теми же данными, что и основная часть.
Кто оформляет кассовые ордера
ПКО оформляют организации или предприниматели, у которых есть оборот наличности. Оформление и учет ордеров ведет, как правило, бухгалтер или лицо, ответственное за работу с денежными средствами — кассир, например.
Кто подписывает приходный кассовый ордер
Приходный кассовый ордер могут подписать:
- главный бухгалтер и кассир
- руководитель организации или предприниматель, если в штате отсутствуют должности бухгалтера и кассира или нет сотрудников на этих должностях
- лица, уполномоченные подписывать такого рода документы приказом или доверенностью.
Если вам нужно направить ПКО в электронном виде, то подпишите его ЭЦП.
Как ставится печать на приходном кассовом ордере
Закон не регламентирует, как именно скреплять печатью подписи должностных лиц. Лучше ставить печать в одной части ордера — в квитанции. Документ действителен без печати, т.к. закон позволяет не использовать печать в хозяйственной деятельности.
ПКО не заменяет кассовые и товарные чеки при оплате от покупателей.