Лист ознакомления в 2024 году: как правильно составить
Лист ознакомления с ЛНА — что это
Так называется форма для учета полученных согласий сотрудников с положениями локальных нормативных актов. Юридически лист ознакомления равнозначен журналу ознакомления с ЛНА, а обязанность его ведения работодателем зафиксирована в ст. 22 и 68 ТК РФ. Его необходимо заполнять при издании любых нормативных актов компании — положений о премировании, графике отпусков, внесении изменений в штатное расписание, коллективный договор и др.
Используйте наш шаблон — он поможет составить документ правильно.
Как составить лист ознакомления
Поскольку форма документа законодательно не утверждена, компании разрабатывают ее самостоятельно и утверждают в инструкции по делопроизводству или документообороту. В бланке необходимо указать наименование предприятия, данные о ЛНА, с содержанием которых должен познакомиться работник, сведения о сотрудниках.
Наименование предприятия
Можно использовать фирменный бланк с реквизитами или упрощенную форму с указанием только названия компании.
Данные о документах
Наименование ЛНА или их список.
Сведения о сотрудниках
ФИО, место работы (подразделение, отдел), личная подпись.
Удобнее всего сформировать список работников в виде таблицы. Не забудьте предусмотреть графу для даты.
В лист можно внести один документ или несколько. Также листы можно формировать раздельно для разных отделов и подразделений компании либо для каждого сотрудника отдельно. Например, если при устройстве на работу необходимо познакомить нового члена коллектива с изданными ранее приказами или инструкциями, можно подготовить бланк только для него.
Как ознакомить работника с должностной инструкцией
При заключении трудового договора работодатель предоставляет сотруднику должностную инструкцию и лист ознакомления. Оптимально, если должностная инструкция составлена в двух экземплярах и второй остается у работника.
После прочтения сотрудник подписывает лист ознакомления.
Как вариант, должностную инструкцию и другие ЛНА вместе с листом ознакомления можно направить работнику электронно, а он подпишет их с помощью мобильного приложения Госключ.
Как и сколько хранить лист ознакомления
Листы ознакомления хранятся в отделе кадров у специалиста по документообороту или у ответственного лица вместе с документами, в отношении которых они составлены. Срок хранения равен сроку хранения самих ЛНА.
Если листы составлены раздельно для каждого сотрудника, допускается хранить их в личном деле.
Кто подписывает лист ознакомления
В таблице проставляются подписи работников, под таблицей — подпись ответственного за составление листа.
Ошибки при заполнении листа ознакомления
Ошибкой будет считаться любой пропуск графы при заполнении, например, если не указана дата или не поставлена подпись. Также согласие может считаться недействительным, если неверно поименован ЛНА или допущены ошибки в ФИО сотрудника.