Личная карточка работника: как заполнять и вести
Нотариального заверения не требуется.
Что такое личная карточка работника Т2
Личная карточка работника по форме Т2 — учетный кадровый документ, в котором кратко записываются все сведения о персонале.
Форма карточки унифицирована (код по ОКУД 0301002), но само требование о ведении личных карточек сотрудников с 1 сентября 2021 отменено (Приказ Минтруда России № 320н от 19.05.2021).
Организации и предприниматели вправе сами определять порядок применения этой формы отчетности в кадровом делопроизводстве, о чем должен быть издан локальный нормативный акт. Многие продолжают пользоваться формой Т2, так как это удобно: вся информация о сотруднике хранится в одном документе.
Как заполнять личную карточку работника
Личную карточку сотрудника заводят при приеме на работу. Так как вести ее необязательно, штрафов за нарушение порядка заполнения нет. Тем не менее, есть стандартные требования кадрового делопроизводства, которые нужно соблюдать. К ним относится порядок внесения записей, исправления данных, хранения и обработки личных данных, заверения сведений.
В личной карточке работника несколько разделов
- I. Общие сведения. Здесь указываются ФИО сотрудника, номер и дата трудового договора, сведения об образовании, трудовой стаж, близкие родственники, контактные данные (адрес места регистрации и жительства, телефон). Данные вносятся на основе официальных документов (паспорт, диплом) а также со слов работника (телефон, родители).
- II. Сведения о воинском учете. Необходимо указать воинское звание, категорию годности, адрес комиссариата и другие данные. В этом разделе обязательно ставится подпись сотрудника и работника, который заполнил карточку, указывается дата внесения сведений.
- III. Прием на работу и переводы на другую работу. Должность, которую занимает работник, и дата начала работы в этой должности на основании записей в трудовой книжке.
- IV-VI. Аттестация/Повышение квалификации/Профессиональная переподготовка. При наличии указываются даты прохождения, результат, номер документа о прохождении.
- VII. Награды (поощрения), почетные звания. Наименование, номер и дата вручения грамоты, благодарственного письма и др.
- VIII. Отпуск. Все типы отпусков (очередной, за свой счет, декретный) и их даты и длительность за весь период работы сотрудника. Если графы заканчиваются, используйте вкладыш.
- IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством (по выслуге лет, состоянию здоровья, составу семьи, участию в боевых действиях, ликвидациях послежствие ЧС и другие).
- X. Дополнительные сведения. Здесь можно перечислить дополнительные навыки, которые могут быть применимы в трудовой деятельности — наличие водительского удостоверения, допуска к работам на высоте, второго образования и другое.
- XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения). Номер приказа, дата. Заверяется личной подписью работника и сотрудника, ответственного за ведение формы Т2.
Как вносить данные в личную карточку работника по форме Т2
Заполнять документ можно на компьютере или от руки. Ведение карточек возложено на работодателя. При наличии, карточку заполняет сотрудник кадровой службы, секретарь-делопроизводитель, бухгалтер или иное ответственное лицо. Допускается внесение сведений карандашом (прописка, номер телефона и другие изменяющиеся параметры).
Обработка и хранение персональных данных
Так как документ содержит личные данные, должно быть получено согласие на их обработку и хранение (N 152-ФЗ). Если работник подписал его при приеме на работу, отдельное для заполнения карточки получать не нужно.
в личной карточке работника указываются данные третьих лиц — родителей, детей, супругов. Роскомнадзор контролирует сбор избыточной информации. В частности, к ней относится полная дата рождения родственника, данные его личных документов. Чтобы нарушений не было, достаточно указать год рождения ребенка, ФИО супруга, ребенка или родителя. Также данные можно просто не заполнять.
Как вносить исправления в личной карточке работника
При выявлении ошибок, а также при изменении статусов, указанных при первичном заполнении карточки, делается вычерк, новые данные вносятся рядом, изменение заверяется личной подписью работника и ответственного за внесение изменений лица.
Кто заверяет личную карточку сотрудника
В разделах, где предусмотрено подтверждение внесенных сведений, подписи ставят сам работник и сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета. Печать организации не ставится. Нотариальное заверение не требуется.
Срок хранения личных карточек сотрудников
75 лет для карточек, заполненных до 2020 года, 50 лет для документов, заполняемых после 2020 года (Приказ Росархива N 236).