Докладная записка: правила составления
Вы можете составить докладную в произвольной форме и написать ее от руки или на ПК.
Используйте наш шаблон — он поможет оформить докладную записку без ошибок.
Докладная записка может быть инициативной, информационной, отчетной. Ее содержание может быть как положительным, так и отрицательным. Докладные используются для внесения предложений, пояснения текущей ситуации, сопровождения заявлений или прошений, поданных подчиненными, а также для предоставления промежуточных и финальных отчетов о ходе работ.
Например, докладную записку на сотрудника можно составить, если:
- подчиненный успешно выполнил проект и, по мнению руководителя, достоин премии;
- подчиненный запрашивает материальную помощь, и ваш руководитель просит предоставить характеристику, чтобы принять решение о назначении выплаты;
- подчиненный нарушил трудовую дисциплину — записка подается для принятия решения о взыскании;
- в компании произошла нештатная ситуация, сотрудники пишут объяснения для выяснения причин и определения виновного.
Как написать докладную
Обязательной формы нет, но вы должны правильно указать основные данные, чтобы докладная записка имела юридическую силу. В шапке указывается получатель, составитель, ниже пишется тема (суть), ставится дата, подпись.
Получатель
Докладная всегда составляется на имя старшего по должности. Это может быть как непосредственный руководитель (начальник отдела), так и руководитель звена (начальник подразделения) или руководитель компании — генеральный директор ООО или лично ИП.
Выбор адресата зависит от иерархии компании и состава документа. Если рядовой сотрудник составляет записку на своего руководителя, он пишет ее на имя начальника подразделения или директора.
Составитель
Это тот, кто подает докладную. Необходимо указать фамилию, свои инициалы, место работы (отдел, подразделение), должность.
Тема
Суть вашего обращения, информация, которая поможет принять решение по какому-либо рабочему вопросу — премировать, наложить взыскание, повысить в должности, предоставить материальную помощь, дать дни отгула и т.д.
Как правильно: докладная или служебная записка?
Корректное название документа — докладная записка. От служебной она отличается тем, что:
- служебная используется для обмена информацией между сотрудниками на одном уровне: менеджер одного отдела может написать ее менеджеру другого, а начальник продаж, например, составить служебку на имя главного бухгалтера;
- докладная записка нужна как обоснование принятия решений вышестоящим руководством — она является аргументом к согласованию других документов, изданию внутренних приказов: на основании докладной начальника отдела логистики генеральный директор повышает грузчика в должности до начальника участка погрузки.
Когда нужно писать докладную записку
Документ составляется по личной инициативе работника, если он считает нужным проинформировать своего руководителя о каких-то событиях — перевыполнении плана, нарушении трудовых регламентов, прогуле — которые требуют реакции руководства (премирования, взыскания, увольнения).
Также докладную на сотрудника подают по требованию руководителя: начальник отдела может попросить подчиненных писать пояснения при выявлении недостачи, прогуле.
Кто подписывает докладную записку
Обязательной является только подпись составителя. Получатель может наложить резолюцию, но может и не подписывать документ.