09 сентября 2024
126

Авансовый отчет в 2024 году

Константин Зонов
Авансовый отчет — это документ, которым подотчетное лицо подтверждает целевое расходование выданных денежных средств. На основании авансового отчета и приложенных к нему подтверждающих документов бухгалтерия организации списывает выданные денежные средства.

Авансовый отчет
Форма авансового отчета
Унифицированная форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, но не обязательна к применению. Организация может разработать свою форму. Нотариального удостоверения не требуется.

Когда составляется авансовый отчет

Авансовый отчет составляется в течение трех дней после окончания срока, на который выдана сумма денег подотчетному лицу, либо с момента возвращения работника на рабочее место после командировки, болезни или отпуска, если ему выдавались деньги под отчет.

Как составить авансовый отчет

В преамбуле документа указывается наименование организации, коды формы документа, дата и номер авансового отчета, название документа. В правом верхнем углу располагается гриф утверждения: должность руководителя, его ФИО, место для подписи, гриф “утверждаю” и сумма в рублях и копейках.

Ниже укажите структурное подразделение, где числится подотчетное лицо, его должность, ФИО, табельный номер и цель выдачи денег. Если в организации не выделены подразделения - место оставляйте пустым.

Целевое назначение выдаваемой суммы может быть: командировка, закупка товара, закупка материалов и т.д.

Таблица

В форме предусмотрены две таблицы. В первой таблице заполните графы:

  • каким образом получен аванс (наличными из кассы, на счет банковской карты, в какой валюте)
  • сумму в рублях и копейках.

Во второй таблице укажите бухгалтерские проводки по дебету и кредиту: субсчет и суммы.

После таблицы предусмотрены поля для заполнения:

  • какое количество документов приложено к отчету
  • графы для подписи главного бухгалтера после проверки отчета
  • графы для учета выдачи перерасхода или внесения остатка с подписью кассира или бухгалтера.

Суммы должны сходиться с суммами, на которые предоставлены подтверждающие документы. Если денежных средств выдано больше, чем потрачено, то остаток вносятся в кассу компании подотчетным лицом. Либо остаются числиться за сотрудником. В этом случае в следующем авансовом отчете по данному сотруднику остаток денежных средств нужно прописать в графе «Предыдущий аванс». Если же сотрудник потратил денежных средств больше, чем ему выдали, тогда заполните графу “Перерасход”. Тогда сотруднику нужно возместить разницу и выдать деньги через кассу, перевести на карту.

Первый лист формы заканчивается отрывной частью, которая после проверки возвращается подотчетному лицу. Она удостоверяет, что отчет принят с приложением документов (указывается количество документов).

Вторая часть отчета

Вторая часть (оборотная сторона) авансового отчета заполняется подотчетным лицом. Вторая часть содержит таблицу, внесите в нее следующие данные:

  • документы, подтверждающие расходы;
  • наименование, дата, номер каждого;
  • суммы расходов;
  • бухгалтерские счета или субсчета, по которым проведены проводки.

Кто подписывает авансовый отчет

Авансовый отчет подписывают:

  • руководитель организации в грифе утверждения
  • главный бухгалтер при приеме или утверждении отчета
  • кассир (при окончательных расчетах - внесении в кассу оставшихся денежных средств или при выдаче работнику перерасхода)
  • подотчетное лицо.

Какие документы нужны для авансового отчетаь

Израсходованные суммы и назначение расхода подтверждается первичными документами — чеками, билетами, квитанциями. Это могут быть любые официальные документы, из которых видно, на что конкретно потрачены деньги и в какой сумме.

Подлинники документов прикладываются к авансовому отчету, их количество указывается в форме на первом листе.

Читать комментарии