Авансовый отчет в 2024 году
Когда составляется авансовый отчет
Авансовый отчет составляется в течение трех дней после окончания срока, на который выдана сумма денег подотчетному лицу, либо с момента возвращения работника на рабочее место после командировки, болезни или отпуска, если ему выдавались деньги под отчет.
Как составить авансовый отчет
В преамбуле документа указывается наименование организации, коды формы документа, дата и номер авансового отчета, название документа. В правом верхнем углу располагается гриф утверждения: должность руководителя, его ФИО, место для подписи, гриф “утверждаю” и сумма в рублях и копейках.
Ниже укажите структурное подразделение, где числится подотчетное лицо, его должность, ФИО, табельный номер и цель выдачи денег. Если в организации не выделены подразделения - место оставляйте пустым.
Целевое назначение выдаваемой суммы может быть: командировка, закупка товара, закупка материалов и т.д.
Таблица
В форме предусмотрены две таблицы. В первой таблице заполните графы:
- каким образом получен аванс (наличными из кассы, на счет банковской карты, в какой валюте)
- сумму в рублях и копейках.
Во второй таблице укажите бухгалтерские проводки по дебету и кредиту: субсчет и суммы.
После таблицы предусмотрены поля для заполнения:
- какое количество документов приложено к отчету
- графы для подписи главного бухгалтера после проверки отчета
- графы для учета выдачи перерасхода или внесения остатка с подписью кассира или бухгалтера.
Суммы должны сходиться с суммами, на которые предоставлены подтверждающие документы. Если денежных средств выдано больше, чем потрачено, то остаток вносятся в кассу компании подотчетным лицом. Либо остаются числиться за сотрудником. В этом случае в следующем авансовом отчете по данному сотруднику остаток денежных средств нужно прописать в графе «Предыдущий аванс». Если же сотрудник потратил денежных средств больше, чем ему выдали, тогда заполните графу “Перерасход”. Тогда сотруднику нужно возместить разницу и выдать деньги через кассу, перевести на карту.
Первый лист формы заканчивается отрывной частью, которая после проверки возвращается подотчетному лицу. Она удостоверяет, что отчет принят с приложением документов (указывается количество документов).
Вторая часть отчета
Вторая часть (оборотная сторона) авансового отчета заполняется подотчетным лицом. Вторая часть содержит таблицу, внесите в нее следующие данные:
- документы, подтверждающие расходы;
- наименование, дата, номер каждого;
- суммы расходов;
- бухгалтерские счета или субсчета, по которым проведены проводки.
Кто подписывает авансовый отчет
Авансовый отчет подписывают:
- руководитель организации в грифе утверждения
- главный бухгалтер при приеме или утверждении отчета
- кассир (при окончательных расчетах - внесении в кассу оставшихся денежных средств или при выдаче работнику перерасхода)
- подотчетное лицо.
Какие документы нужны для авансового отчетаь
Израсходованные суммы и назначение расхода подтверждается первичными документами — чеками, билетами, квитанциями. Это могут быть любые официальные документы, из которых видно, на что конкретно потрачены деньги и в какой сумме.
Подлинники документов прикладываются к авансовому отчету, их количество указывается в форме на первом листе.